文書組

項次

作業項目與作業辦法及說明

作業時程

法規或表單

一

收文處理(分為紙本、電子公文)

1、紙本公文：

．總收文人員收到文件後即查驗、封、確認。

．於來文正面加蓋收文日期章、承辦單位及檔號。

．掃描登錄於線上簽核系統

2、電子公文

．匯入線上簽核系統

．公文設定(承辦單位及檔號)及分文動作

3、列印收文留底清單

隨時辦理

˙行政院研究發展考核委員會頒『文書流程管理作業規範』、『文書及檔案管理電腦化作業規範』

˙檔案管理局修訂頒布「機關檔案管理作業手冊」
˙本校文書處理辦法
˙本校文書處理施行要點

˙本校公文流程管理作業要點

˙收文留底清單

二

發文處理(分為紙本、電子公文)

1、紙本公文：

．經核判發之文稿交由文書組發文並歸檔。

．總發文人員即予編號並依規定格式繕打印製。

2、電子公文:

．陳核流程結束送出由文書組發文並歸檔。

．匯入公文製作系統並依規定格式印製。

3、繕製完成文件交付校對、用印。

4、總發文人員複檢並裝封、付郵及郵寄或進行電子公文交換系統。

5、列印發文留底清單。

隨時辦理

˙發文留底清單

三

檔案管理：
1、歸檔、點收、立案編目

．檢查公文及附件是否齊全、破損、裝訂順序、檔案及保存年限是否填寫確實、公文流程是否確實。

．以案件性質及各單位業務性質來分類及編目檔案。

2、掃描、鍵檔、分類、保管：將紙本公文及附件均掃描成電子檔案，並上傳至檔案影像管理系統以利查閱，且依卷目次整理檔案。

3、裝訂、上架：同一檔號之檔案卷約3-4公分，即可裝訂成卷，並上架至檔案室(限紙本公文及30年以上之公文)。

4、依檔案年限定期進行檔案銷毁程序。

5、若為機密檔案，接獲教育部來函通知已無保密之必要者，可依機密條件進行機密等級變更或解密事宜，並補正目錄且依一般檔案保存。

6、檔案檢調:

．調閱紙本公文：各單位對於所承辦之歸檔案件可填製『檔案調閱登記簿』經單位主管核准後，始得調閱。

．調閱電子公文：系統依調閱者權限功能進行調閱。

隨時辦理

˙檔案管理局-檔案法(民國97年9月1日施行)

˙檔案調閱登記簿

四

檔案稽催：

1、 逾期未結案之公文，總務處文書組應執行稽催動作。（例如： E-mail通知、電話通知、稽催報表）。

2、 每月二次印製本校「逾期公文催繳清單」報表分送各單位，各單位須說明逾期事由，經其單位主管簽名後，交回總務處文書組備查。

3、 每月一次印製「月份公文時效統計表」上陳長官批示。

隨時辦理

˙逾期公文催繳清單

˙月份公文時效統計表

五

郵件管理：

1、外來郵件由收發室收理後分送。

．普通郵件於分類後置於收發室內之各單位信箱，由各單位派員至收發室拿取。

．掛號郵件登錄於郵件管理系統及電話通知系辦，師生可自總務處網站之郵件查詢管理系統查詢。

2、交寄郵件由收發室收理後郵寄。

．交寄郵件需註明交寄人或蓋單位職章，以憑登記。

．註明寄送方式（限時、掛號．．等），否則一律以平信寄發。

．填寫郵費登記表並付郵。

※請要寄信單位，每日上午8點50分前送至收發室，以利郵局9點來本校收件；每日下午2點50分前送至收發室，待彙整後以利3點往郵局寄送，若超過時間則是隔日一早寄送。

隨時辦理

˙掛號登記表
˙寄發文件郵資登記表