文書組
項次 |
作業項目與作業辦法及說明 |
作業時程 |
法規或表單 |
一 |
收文處理(分為紙本、電子公文) 1、紙本公文: .總收文人員收到文件後即查驗、封、確認。 .於來文正面加蓋收文日期章、承辦單位及檔號。 .掃描登錄於線上簽核系統 2、電子公文 .匯入線上簽核系統 .公文設定(承辦單位及檔號)及分文動作 3、列印收文留底清單 |
隨時辦理 |
˙行政院研究發展考核委員會頒『文書流程管理作業規範』、『文書及檔案管理電腦化作業規範』 ˙檔案管理局修訂頒布「機關檔案管理作業手冊」 ˙本校公文流程管理作業要點 ˙收文留底清單 |
二 |
發文處理(分為紙本、電子公文) 1、紙本公文: .經核判發之文稿交由文書組發文並歸檔。 .總發文人員即予編號並依規定格式繕打印製。 2、電子公文: .陳核流程結束送出由文書組發文並歸檔。 .匯入公文製作系統並依規定格式印製。 3、繕製完成文件交付校對、用印。 4、總發文人員複檢並裝封、付郵及郵寄或進行電子公文交換系統。 5、列印發文留底清單。 |
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˙發文留底清單 |
三 |
檔案管理: .檢查公文及附件是否齊全、破損、裝訂順序、檔案及保存年限是否填寫確實、公文流程是否確實。 .以案件性質及各單位業務性質來分類及編目檔案。 2、掃描、鍵檔、分類、保管:將紙本公文及附件均掃描成電子檔案,並上傳至檔案影像管理系統以利查閱,且依卷目次整理檔案。 3、裝訂、上架:同一檔號之檔案卷約3-4公分,即可裝訂成卷,並上架至檔案室(限紙本公文及30年以上之公文)。 4、依檔案年限定期進行檔案銷毁程序。 5、若為機密檔案,接獲教育部來函通知已無保密之必要者,可依機密條件進行機密等級變更或解密事宜,並補正目錄且依一般檔案保存。 6、檔案檢調: .調閱紙本公文:各單位對於所承辦之歸檔案件可填製『檔案調閱登記簿』經單位主管核准後,始得調閱。 .調閱電子公文:系統依調閱者權限功能進行調閱。 |
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˙檔案管理局-檔案法(民國97年9月1日施行)
˙檔案調閱登記簿 |
四 |
檔案稽催: 1、 逾期未結案之公文,總務處文書組應執行稽催動作。(例如: E-mail通知、電話通知、稽催報表)。 2、 每月二次印製本校「逾期公文催繳清單」報表分送各單位,各單位須說明逾期事由,經其單位主管簽名後,交回總務處文書組備查。 3、 每月一次印製「月份公文時效統計表」上陳長官批示。 |
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˙逾期公文催繳清單 ˙月份公文時效統計表 |
五 |
郵件管理: 1、外來郵件由收發室收理後分送。 .普通郵件於分類後置於收發室內之各單位信箱,由各單位派員至收發室拿取。 .掛號郵件登錄於郵件管理系統及電話通知系辦,師生可自總務處網站之郵件查詢管理系統查詢。 2、交寄郵件由收發室收理後郵寄。 .交寄郵件需註明交寄人或蓋單位職章,以憑登記。 .註明寄送方式(限時、掛號..等),否則一律以平信寄發。 .填寫郵費登記表並付郵。 ※請要寄信單位,每日上午8點50分前送至收發室,以利郵局9點來本校收件;每日下午2點50分前送至收發室,待彙整後以利3點往郵局寄送,若超過時間則是隔日一早寄送。 |
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˙掛號登記表 |
快速連結
11)撥款系統
12)學雜費繳費單列印步驟及繳款完成查詢
13)南臺付款記錄查詢
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21)營繕報修系統
22)學校用電網路公告資料
23)校園垃圾及資源回收場開放時間
31)場地租借查詢
32)場地借用電子表單
33)校園二手設備流通資訊網
34)教職員工車輛通行証申請系統
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41)紙本文件管控系統
42)電子表單線上簽核(如請假、簽、公文收發文…等)
43)郵件查詢系統
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51)帳務暨請採購管理系統
52)採購追蹤系統
53)身障採購申報系統
54)開標記錄
55)碳粉及紙張價格查詢
56)資訊設備集中採購資訊總表
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61)環境安全衛生室
62)遊覽車租用注意事項